שימוש בסגנונות תקשורת המשעשעים, מודיעים, משכנעים ומשכנעים ביעילות

תקשורת אפקטיבית חיונית לבניית קשרים אישיים ומקצועיים עם אחרים. הרושם הראשוני נחשב ולכן חשוב לבחור מילים שאחרים יכולים להתייחס אליהן במהירות.

לכל תעשייה ופונקציה יש את הז’רגון שלה. לדוגמה, שיחה עם בנקאים על רגישות לריבית, עם מפתחי מוצר על זמן יציאה לשוק ועם חברות ייצור על עלויות תקורה בונה קרבה. אנשי מכירות מעדיפים מילים המשדרות אנרגיה והתרגשות; רופאים מעדיפים מילים המצביעות על טיפול ורווחה; רואי חשבון ועורכי דין מעדיפים שפה מדויקת; ואנשי טכנולוגיה מעדיפים מילים שמעבירות פתרונות.

מכיוון שלעתים קרובות אנשים מקבלים החלטות על רגש, ואז מצדיקים אותן בצורה רציונלית, חיוני להשתמש בשפה מוטיבציונית. בעוד שבסופו של דבר זה אומר שימוש בשפה משכנעת, הסגנונות המשעשעים, האינפורמטיביים והמשכנעים שימושיים להעלאת רגשות.

אנשי מכירות מצליחים טוענים שדרושות אינטראקציות מרובות עם לקוחות פוטנציאליים כדי לבצע מכירה – לפחות חמש אינן נדירות. אנשי מכירות לא מוצלחים בדרך כלל מוותרים לפני שהגיעו לסף הנדרש לסגירה. אינטראקציות רבות נדרשות לבניית אמון, המבוסס על תקשורת והפעולות הנלוות.

עסקאות גדולות בין ארגונים, כגון חוזים ארוכי טווח, או מיזוגים ורכישות עשויות לדרוש סיורי שטח וביקורים באתר במשך מספר ימים. אירועים אלו דורשים דיונים ומצגות בפגישות, ובארוחות בוקר, צהריים וערב. בסופו של דבר הצדדים נפגשים מעבר לשולחן כדי לנהל משא ומתן על העסקה. צמצום כמות זמן הפנים עם הצדדים נגד מפחית את הסיכון שמשהו ייאמר שאינו במקום. אז יש לשמור זמן פנים לאותם מצבים שבהם מסרים יכולים להיות מועברים בעוצמה תוך ציפייה והתלבטות.

במהלך המשא ומתן, אסור שהצדדים יהיו מוגנים, וכל השפה לבדר, ליידע, לשכנע ולשכנע צריכה להיבחר בקפידה על ידי הבנת צרכי הקהל והרקע שלו. לכן, יש צורך לקבוע מה מניע קהל ולמה הוא שואף – הרקע התעשייתי והפונקציונלי שלו מספקים רמזים.

חשוב להבין האם הקהל מעדיף את הגישה ה”אנליטית” (ממצאים ואחריהם מסקנות ואחריהם המלצות), או גישת “שורה תחתונה” (המלצות המבוססות על מסקנות המבוססות על ממצאים). אנשים “מוכווני תהליכים”, כגון רואי חשבון, עורכי דין ומהנדסים, רוצים בדרך כלל לבנות את התיק, בעוד שאנשים “מוכווני אנשים”, כגון אלו העוסקים בבידור, בריאות ומכירות, רוצים בדרך כלל להגיע ישר אל נְקוּדָה.

ניתן להשתמש בארבעת סגנונות התקשורת כדי לעורר את הקהל בהתאם:

סגנון משעשע – מתאים כ”שובר קרח” בפגישה או מצגת רשמית:

  • התחל עם דוגמה של אירוע או סיטואציה רלוונטיים, עשה הומוריסטי אם אפשר
  • תאר תמונות של האירוע או הסיטואציה במילים מלאות חיים, תוך שימוש ברישיון פואטי אם מתאים
  • התייחסו לחוויות אישיות עם דוגמאות
  • בצע מעבר לאירוע או למצב הנוכחי
  • ערכו נקודות השוואה רלוונטיות
  • סיים בהצהרה בלתי נשכחת הקשורה לנקודה החשובה ביותר

סגנון אינפורמטיבי – מתאים בישיבות בסגנון “עירייה” גדולות יותר:

  • התחל עם דוגמה לאירוע או מצב רלוונטי
  • תאר תמונות של האירוע או המצב במילים מלאות חיים
  • דנו מה המצב המסובך, מה היו הבעיות וכיצד הושגו פתרונות
  • בצע מעבר לאירוע או למצב הנוכחי
  • דברו על המצגת – תן סקירה
  • דון בסיבוכים, בבעיות ובפתרונות פוטנציאליים או ממשיים
  • היה מבוסס על עובדות, השתמש בדוגמאות במידת האפשר על סמך תצפיות וניסיון
  • סכמו נקודות מפתח
  • דברו על המצגת – על מה היא הייתה
  • סיים בהצהרה בלתי נשכחת הקשורה לנקודה החשובה ביותר

סגנון משכנע – מתאים לישיבות קטנות יותר שבהן הקהל צריך להיות משוכנע ברעיון או תנאי כדי לשנות התנהגות:

  • התחל עם דוגמה לאירוע או מצב רלוונטי
  • בצע מעבר לרעיון או לתנאי הספציפיים
  • ענה על ה”למה?” – הצהרת תועלת ראשונית לגבי הרעיון או המצב
  • תשובה “מה זה?” – סיכום של הרעיון או המצב
  • תשובה “מה יש בזה לקהל?” – היתרונות של הרעיון או המצב בפירוט
  • תאר את הרציונל של הרעיון או המצב עם עובדות, סטטיסטיקות ומדדים
  • השב להתנגדויות כהצעות
  • סכמו את הרעיון או התנאי
  • קריאה לפעולה – תאר את שינוי ההתנהגות כתוצאה משכנוע הקהל
  • סיים בהצהרה בלתי נשכחת הקשורה לנקודה החשובה ביותר

סגנון משכנע – מתאים לישיבות קטנות בהן צריך לשכנע את הקהל לעשות משהו על סמך הזדמנות או איום:

  • התחל עם דוגמה של הזדמנות או איום רלוונטי
  • בצע מעבר להזדמנות או לאיום הספציפיים
  • ענה על ה”למה?” – הצהרת תועלת ראשונית לגבי הפעולה הנדרשת כדי להגיב להזדמנות או לאיום
  • ענו על ה”סטטוס” – מה המצב הנוכחי, ומה מסבך אותו
  • תשובה “מה זה?” – תאר את הבעיה
  • ענה “לאן הקהל רוצה להגיע?”- תאר את הפתרונות האלטרנטיביים
  • תשובה “איך הקהל מגיע לשם מכאן?” – השתמש בגישה ה”אנליטית” או בגישה “השורה התחתונה” הנתמכת בעובדות, סטטיסטיקות ומדדים
  • השב להתנגדויות כהצעות
  • אשר את ההזדמנות או האיום באמצעות ההמלצות והתועלת העיקרית
  • קריאה לפעולה – תאר מה הקהל חייב לעשות
  • סיים בהצהרה בלתי נשכחת הקשורה להמלצה החשובה ביותר

כל אדם פועל בתוך עולמו שלו וממנו הוא תופס אירועים, מצבים, רעיונות, תנאים, הזדמנויות ואיומים. הסגנון האישי שלהם קובע למה הם שואפים ומה נותן להם השראה. חשוב להבין את הסגנון האישי של כל אחד מחברי הקהל כדי להשתמש בסגנון תקשורת שמביא לתוצאות.

Related Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *